കത്ത് എഴുതുക എന്നത് ആശയവിനിമയത്തിനുള്ള ഉപാധികളിൽ ഒന്നാണ്. പണ്ടുകാലത്ത് ഏറ്റവുമധികം ഉപയോഗിച്ചിരുന്ന ഒരു ആശയവിനിമയോപാധി കൂടിയായിരുന്നു കത്തെഴുത്ത്. എന്നാൽ ഇന്ന് വിശേഷങ്ങൾ ചോദിക്കാനും പറയാനുമെല്ലാം കത്തെഴുതുന്നവർ വളരെ കുറവാണ്. പലരും ഔദ്യോഗിക കാര്യങ്ങൾക്ക് വേണ്ടിയാണ് കത്ത് എഴുതുന്ന രീതി ഉപയോഗപ്പെടുത്തുക.
ഇന്നത്തെ കാലത്ത് കത്ത് എഴുതൽ കുറവായതുകൊണ്ട് തന്നെ പലർക്കും എപ്രകാരമാണ് കത്ത് എഴുതേണ്ടതെന്ന് വ്യക്തമല്ല. കത്തെഴുതുമ്പോൾ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങൾ എന്തെല്ലാമാണെന്ന് നോക്കാം..
അയക്കുന്നയാളുടെ പേര്, മേൽവിലാസം, ഫോൺനമ്പർ എന്നിവ കത്തിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കണം. ഒപ്പം സ്വീകർത്താവിന്റെ പേര്, മേൽവിലാസം, ഫോൺ നമ്പർ എന്നിവയും രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കണം.
കത്തെഴുതുന്ന തിയതി, എഴുതുന്ന ഉള്ളടക്കത്തിന് ഒരു തലക്കെട്ട് എന്നിവ ഔദ്യോഗിക എഴുത്തുകൾക്ക് ആവശ്യമാണ്. ഉള്ളടക്കം ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് സ്വീകർത്താവിനെ ബഹുമാനത്തോടെ അഭിസംബോധന ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
ഉള്ളടക്കത്തിൽ പറയാനുദ്ദേശിക്കുന്ന കാര്യം വ്യക്തമാകണം. ലളിതമായ ഭാഷയിൽ എഴുതുന്നതാണ് നല്ലത്. ഉള്ളടക്കം വലുതാണെങ്കിൽ ഖണ്ഡികകളായി തിരിക്കണം. ഓരോ വരികൾക്കും താഴെ ആവശ്യമായ അകലം പാലിക്കണം. കുത്ത്, കോമ എന്നിവ കൃത്യമായി കൂട്ടിച്ചേർക്കണം. കത്ത് എഴുതിക്കഴിഞ്ഞാൽ അക്ഷരത്തെറ്റില്ലെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തണം. ഔദ്യോഗിക കത്തുകൾ ആണെങ്കിൽ വ്യക്തിയുടേയോ കമ്പനിയുടേയോ സീൽ വെച്ചിരിക്കണം. അതുകൊണ്ട് തന്നെ കത്തിന്റെ ഉള്ളടക്കത്തിലുള്ള ഉത്തരവാദിത്വം എഴുതുന്നയാൾക്കാണെന്ന പൂർണ ബോധ്യത്തോടെ വേണം കത്ത് അയക്കുവാൻ.
കത്തിന്റെ കവർ ശരിയായ വിധം ഒട്ടിക്കാൻ ശ്രദ്ധിക്കണം. പോസ്റ്റ് ചെയ്യുന്ന കത്താണെങ്കിൽ സ്റ്റാമ്പ് പതിപ്പിക്കാൻ മറക്കരുത്.
മേൽപ്പറഞ്ഞ കാര്യങ്ങൾ ശ്രദ്ധിച്ച് കത്തെഴുതിയില്ലെങ്കിൽ ഒരുപക്ഷെ ഉദ്ദേശിച്ച സ്വീകർത്താവിന് കത്ത് ലഭിക്കണമെന്നില്ല. മാത്രവുമല്ല കത്തിന്റെ ഉള്ളടക്കത്തിൽ പ്രശ്നമുണ്ടെങ്കിൽ മേൽനടപടികൾ അഭിമുഖീകരിക്കേണ്ടതായും വരും.
